meta | 360
Prozesskette
Zur Standardisierung der Abläufe und Minimierung des Administrationsaufwands hat meta | five eine logische Abfolge von fünf Prozess-Schritten entworfen - die meta | 360 Prozesskette:
SCHRITT | 1
Anlegen der Feedback-Teilnehmer-Daten und Terminierung
meta | 360 kann vollständig online administriert werden. Über eine intuitive Benutzerführung, eine übersichtliche Systemoberfläche und selbst-erklärende Icons finden Sie sich rasch in dem weitgehend automatisierten Prozessablauf zurecht.
Im Vorfeld der Befragung legt der Administrator / Projektverantwortliche die Fragebögen im System an. Der Feedback-Empfänger benennt die Feedback-Geber i.d.R. selbst. Alternativ kann die Festlegung der Befragungsteilnehmer auch durch den Projektverantwortlichen erfolgen. Dieser terminiert zudem den Ablauf der automatisierten Prozesse, wie den Befragungszeitraum oder die vom System versendeten Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails.
SCHRITT | 2
Automatischer Versand der Einladung und Zugang zum Online-Fragebogen
Die Befragungsteilnehmer erhalten zum terminierten Start der Befragung automatisch eine Einladungs-Email mit den individuellen Zugangsdaten und einem Link zum Online-Fragebogen. Beim ersten Login werden die Teilnehmer dazu aufgefordert, das vorgegebene Passwort zu ändern. Dieses Vorgehen ist Teil des umfassenden Sicherheitskonzepts von meta | five zum Schutz personenbezogener Daten.
meta | 360 weist jedem Teilnehmer eine persönliche Homepage zu. Sollte eine Person in mehreren Rollen an einem Feedback-Projekt teilnehmen (bspw. als Geber und als Empfänger), benötigt der Teilnehmer lediglich einen Benutzernamen und ein Passwort, um alle Aufgaben über die persönliche Homepage abzurufen (Single Sign-On).
SCHRITT | 3
Online-Beantwortung der Fragebögen
Während des vorgegebenen Befragungszeitraums haben die Feedbackteilnehmer die Möglichkeit, den Online-Fragebogen zu bearbeiten. Die Aussagen werden beim Schließen des Systems automatisch gespeichert, so dass die Befragung jederzeit unterbrochen werden kann. Die endgültigen Ergebnisse stehen direkt im Anschluss an den terminierten Zeitraum für die Auswertung zur Verfügung.
Aufgrund der SSL-verschlüsselten Datenübertragung (128-BIT) und der täglichen Backups sowie der codierten Speicherung der Zugangsdaten und der automatisierten Auswertung beantworteter Fragebögen, kann während des gesamten Prozesses ein Höchstmaß an Datensicherheit und Anonymität der Feedback-Geber gewährleistet werden.
SCHRITT | 4
Automatische Rücklaufkontrolle und Erinnerungsmanagement
Während des gesamten Prozesses ermöglicht es meta | 360 die anonymisierten Rücklaufquoten von Feedback-Empfängern und -Gebern in Echtzeit nachzuvollziehen. Projektverantwortliche können so jederzeit steuernd eingreifen, um bspw. verstärkt für eine Teilnahme zu werben. Zu definierten Zeitpunkten erfolgt der automatische Versand von Erinnerungs-E-Mails an die Befragungsteilnehmer.
SCHRITT | 5
Ergebnisberichte
Unmittelbar nach Befragungsende findet eine automatische Auswertung durch das System statt. Die individuellen Ergebnisberichte liegen anschließend im praktischen pdf-Format vor und stehen auf der Online-Plattform für Berechtigte zum Download bereit. Die Darstellung der Ergebnisse in den Reports erfolgt in tabellarischer und graphischer Form und gewährleistet deren Aussagekraft und Nachvollziehbarkeit auch für ungeübte Prozessteilnehmer.
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