NL 02/2018 Instant Feedback – ein Balance-Akt

Liebe Leserinnen und Leser,

heute schon Feedback gegeben? Amazon, Facebook, Instagram – täglich wird im Netz gelikt, kommentiert und empfohlen. Der Trend spontan und flexibel Feedback zu geben scheint auch zunehmend ein Thema im HR-Kontext zu werden: Stichwort Instant-Feedback. Ist dies der neue Weg eine strukturierte Personalentwicklung zu unterstützen?

 

Inhaltsverzeichnis

 

Wir wünschen Ihnen interessante Impulse und viel Spaß bei der Lektüre!

Ihr meta | five Team

 

Instant Feedback – ein Balance-Akt

Einen Einkauf bei Amazon bewerten, eine Restaurantkritik über Google abgeben oder einen Beitrag bei Facebook oder Instagram “liken”. Fast überall im Alltag haben wir die Chance, Feedback zu geben. Unverzüglich, unaufgefordert, kinderleicht. Aber haben Sie Ihrem Chef schon Mal Feedback zu seiner Moderation des letzten Meetings gegeben? Oder einem Kollegen Rückmeldung zu der letzten Präsentation? In aktuellen Publikationen und Vorträgen wird der als „Instant Feedback“ betitelte Trend auf den Olymp der Personalentwicklungsinstrumente gehoben. Dies ist Grund genug für uns, das Thema aufzugreifen und zu diskutieren.

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und Agilität in Unternehmen ist es nur logisch, dass dies auf einzelne Instrumente übertragen wird. Zugegeben, es klingt sehr verlockend, jederzeit individuell Feedback geben zu können, als Feedback-Empfänger ständig aktualisierte Auswertungen in Echtzeit zu bekommen und sich stetig anhand dessen entwickeln zu können – am besten mithilfe einer App. Aber laufen wir nicht Gefahr, uns auf kurzfristige Verhaltensanpassungen zu stürzen und die langfristige, systematische Entwicklung außer Acht zu lassen? Getreu dem Gießkannenprinzip – möglichst viele Meinungen sammeln und mal schauen, was dann hängen bleibt. Denn genau hier liegt eine Schwäche des Systems: Am Ende stehen entweder wenige Einzelmeldungen, die kaum Aussagekraft besitzen, oder eine unstrukturierte Flut an Rückmeldungen, die keine klare Zielsetzung verfolgt. Hinzu kommt, dass bei einem sensiblen Thema, wie individuellem Feedback, der Wille der Feedback-Empfänger, sich mit den Äußerungen zur eigenen Personen intensiv auseinanderzusetzen, zwingende Voraussetzung für den Erfolg des Instruments ist. Bei einem extern getriebenen Feedback ist die detaillierte und vertiefende Reflexion der Ergebnisse (und des eigenen Verhaltens) zumindest fraglich. Erst recht, wenn die Grundlage für eine Gegenüberstellung der Meinung anderer zu dem eigenen Selbstbild fehlt – die Selbsteinschätzung.

Alternativ zum offenen System, bei dem jeder jedem jederzeit Feedback geben kann, lässt sich der Spieß auch umdrehen: Personen können proaktiv Kurz-Befragungen zu bestimmten Themen initiieren. Beispielsweise wenn man die eigene Präsentationsart verbessern will und im Nachgang eines Vortrags die Teilnehmer zu ihrer Wahrnehmung der eigenen Performance befragen möchte. Diese selbstinitiierte, anlassbezogene Variante hat drei entscheidende Vorteile:

  1. Da der Feedback-Empfänger selbst die Befragung anstößt und zudem eine Selbsteinschätzung abgibt, ist Ownership gegeben und die Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit den Ergebnissen hoch.
  2. Die Fokussierung auf ein bestimmtes Thema bzw. einen Anlass sichert eine strukturierte Sammlung von Rückmeldungen.
  3. Die persönliche Entwicklung fokussierter Kompetenzen (z.B. Kommunikation oder Koordination) wird zielgerichtet unterstützt.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass beide hier beschriebenen Feedback-Varianten keine systematische und ganzheitliche Analyse der individuellen Stärken und Entwicklungspotentiale ersetzen können. Hierfür bleiben das klassische 360° Feedback oder Mitarbeitergespräch zielführende und starke Instrumente. Um die im Zuge dessen vereinbarten Entwicklungsziele zu erreichen, kann ein selbst-initiiertes Feedback als flankierende und unterstützende Maßnahme sehr sinnvoll sein. So kann die eigene Entwicklung bedarfsgerecht evaluiert („Wie habe ich meinen Präsentationstil verbessert“) und zielgerichtet fortgeführt werden.

Die Vorteile der hohen Flexibilität und des Ownership-Gedankens einerseits (Instant Feedback), sowie der umfassenden Bedarfsanalyse andererseits (klassisches 360° Feedback), lassen sich hervorragend verbinden. Mit einem Feedback on demand kann das klassische Feedback flexibel gestaltet werden, die Verantwortung wird in die Hände der Feedback-Empfänger übertragen und durch einen kompetenzbasierten Fragenkatalog bleibt die systematische Personalentwicklung gesichert.

 

 

Mein Feedback-Prozess gehört mir – „Feedback on demand“

Die Anforderungen an einen Feedback-Prozess befinden sich im stetigen Wandel. Neben den inhaltlichen Aspekten wie bspw. dem Einsatz von bewährten, trennscharfen Fragebögen oder die Implementierung eines nachhaltigen Anschlussprozesses, rückt auch der online Befragungsprozess selbst immer weiter in den Mittelpunkt der Betrachtung. So steigt der Wunsch nach einer zunehmenden Flexibilität und Individualisierung der Befragung, bei gleichbleibender Strukturiertheit und Prozesssicherheit der eingesetzten Feedback-Tools.

nl_2018_02_produkt_01Um diesem Anspruch nachzukommen, bietet meta | five das „Feedback on demand“ an. Hier wird die Erfahrung aus ca. 100.000 durchgeführten Feedbacks durch einen flexibel gestaltbaren Self-Start Dialog ergänzt. So wird es für potentielle Feedback-Empfänger möglich, nicht nur den Start des Feedbacks selbständig anzustoßen, sondern bei Bedarf auch Einfluss auf die inhaltliche Ausgestaltung des Feedbacks zu nehmen. Im Tool wird ein thematisch breiter, kompetenzbasierter Fragebogenkatalog hinterlegt. Je nach persönlichem Fokus kann der Feedback-Empfänger dann eine individuelle Auswahl von Fragebogendimensionen auswählen und so das Feedback auf die eigenen Wünsche inhaltlich ausrichten. Die zusätzliche flexible Auswahl von Feedback-Geber-Perspektiven und dem gewünschten Befragungszeitraum stärkt zusätzlich den Ownership-Gedanken der Feedback-Empfänger und erhöht somit das Commitment zum gesamten Instrument. Darüber hinaus erlaubt diese Flexibilität die Erweiterung der Zielgruppen des Feedback-Instruments. Ohne großen administrativen Aufwand ist es möglich, unterschiedlichen Gruppen von Mitarbeitern (Führungskräfte, Projektleiter oder Mitarbeiter ohne direkte Führungsverantwortung) eine Teilnahme am Feedback zu ermöglichen.

Weitere Self-Service Angebote wie z.B. die Auswahl von Feedbackgesprächsterminen, die „Send-Report-to-Coach-Funktion“ oder die individuelle Maßnahmendokumentation direkt im Online-Tool, unterstützen die weitere Selbststeuerung des Prozesses.

In der Praxis sieht der Prozess so aus: Zur Teilnahme am Feedback berechtigte Mitarbeiter können über den Self-Start Dialog das Feedback jederzeit eigenständig anstoßen. Mit Hilfe einer automatischen Prüfung der E-Mail-Adresse des Feedback-Empfängers gegen eine in der Datenbank hinterlegte Liste wird sichergestellt, dass diese Person teilnahmeberechtigt ist. Alternativ kann diese Prüfung durch einen internen Prozessverantwortlichen stattfinden.

Direkt im Anschluss oder zu einem bestimmten ausgewählten Zeitpunkt erhält der Feedback-Empfänger daraufhin eine E-Mail-Einladung mit seinen Zugangsdaten. Bei einer entsprechend differenzierten Datenlage ist es möglich, die jeweiligen Feedback-Geber vorausgewählt zu hinterlegen, sodass der Feedback-Empfänger diese im nächsten Schritt nur noch überprüfen und bestätigen muss. Andernfalls hat er nun die Möglichkeit, die gewünschten Arbeitspartner im Tool zu benennen. Nach Ablauf der Benennungsfrist werden die ausgewählten Feedback-Geber zum Online-Tool eingeladen und können Ihre Einschätzungen abgeben. Im Anschluss an das Feedback wird der Ergebnisbericht automatisiert erstellt und die Arbeit mit den Rückmeldungen im Feedback kann, entlang der im Vorfeld abgestimmten Nachbereitungsmöglichkeiten, angegangen werden. Auch hier liegt der Fokus darauf, dass das Tool den gewünschten Prozess optimal und effizient unterstützt.

Aus der Praxis - Erfolgsfaktor interne Kommunikation: Je höher die Freiheitsgrade des Feedbackprozesses sind, desto wichtiger wird eine ausführliche, strukturierte Steuerung der Erwartungen der Feedback-Teilnehmer an das Instrument. Durch eine stringente Kommunikation sollte nicht nur die Motivation zu der Teilnahme am Feedback maximiert werden, sondern auch ein Erwartungsmanagement gegenüber dem Instrument gesteuert werden, um so ein einheitliches Verständnis über die Ziele und die Vorteile des Instrumentes zu schaffen und möglichen Missverständnissen vorzubeugen. 

Erfahren Sie mehr über ausgewählte Fallbeispiele des Self-Start Dialogs bei unseren Kunden oder werfen Sie selbst einen Blick in das „Feedback on Demand“ von meta | five und legen Sie hier Ihren Test-Prozess an.

Bei Rückfragen zum System melden Sie sich gerne jederzeit direkt bei uns.

 

 

Die Funktion ‚Self-Start‘ im Kundeneinsatz

Ein immer größerer Anteil von meta | five Kunden setzt bei der Gestaltung seiner Führungs- und 360°-Feedbacks auf Flexibilität und eine Stärkung des Prozess-Ownership-Gedankens für Feedbackempfänger. Nachfolgend finden Sie zwei Praxisbeispiele, wie die Self-Start-Logik im Rahmen von Feedbackprojekten eingesetzt wird:

Selbstgesteuerter Start des eigenen Führungsradars

logo_hermes_freiDie Hermes Fulfilment GmbH, ein Unternehmen der Otto Group, entwickelt nationale und internationale Full-Service E-Commerce-Lösungen. Im Rahmen der nachhaltigen Implementierung eines neuen Führungsleitbildes führt Hermes Fulfilment, unterstützt durch meta | five, seit 2017 ein Führungsfeedback für alle Führungskräfte – das sogenannte Führungsradar – durch. Innerhalb eines festgelegten Zeitraums sind alle ca. 400 Führungskräfte dazu aufgerufen, sich von ihren direkten Mitarbeitern sowie optional auch von weiteren Mitarbeitern (Vorgesetzte sowie interne/externe Schnittstellenpartner) strukturiertes Feedback zu ihrem Führungsverhalten einzuholen.

Den konkreten Zeitpunkt zum Start des Führungsradars bestimmen die Führungskräfte dabei mithilfe der Self-Start-Funktion selbst: Innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums kann der Prozessstart jeweils mit Blick auf die individuelle Situation frei gewählt werden. Hierdurch können z. B. günstige Zeitpunkte, wie etwa ein Projektabschluss, oder organisatorische Besonderheiten, wie typische Zeiten mit sehr hoher Arbeitsbelastung, bei der Planung berücksichtigt werden.

Über ein mit dem Intranet verlinktes Online-Formular (Siehe Abbildung 1) melden sich die Führungskräfte für das Führungsradar an – eine automatische Überprüfung stellt dabei sicher, dass nur Führungskräfte von Hermes Fulfilment einen Feedbackprozess starten können. Zum eingegebenen Startdatum erhält der Feedback-Empfänger eine automatische E-Mail-Einladung mit individuellen Login-Daten zur eigenen Führungsradar-Homepage auf meta | tools. Zur Fortführung des Feedbackprozesses überprüft und ergänzt die Führungskraft die auf Basis des Mitarbeiterstammsystems automatisch hinterlegten Feedback-Geber und stößt deren Einladung an. Eine Feedbackeinladung per E-Mail ist ebenso möglich wie die Generierung und selbständige Verteilung von Papiereinladungen für Feedback-Geber ohne geschäftlichen E-Mail-Zugang.

In seinem Feedback Account hat der Feedback-Empfänger Zugriff auf einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung und auf verschiedene Werkzeuge zur Nachbereitung seines Führungsradars. So kann etwa auf Wunsch ein telefonischer Feedback-Gesprächstermin mit einem meta | five Berater vereinbart werden. Auch die Online-Dokumentation des eigenen Entwicklungsplans auf Basis der Ergebnisse des Führungsradars ist möglich.

„Wir haben mit dem Team von meta | five den idealen Partner zur Durchführung unserer erstmalig online durchgeführten 360°-Führungsfeedbacks gefunden. Hohe Fachkompetenz in der Beratung und Umsetzung des Fragebogens und in der Entwicklung der dahinterliegenden Prozesse und Instrumente – schnell, kompetent, freundlich […]….Das zur Verfügung gestellte Tool und auch die nachfolgenden Coachings durch die meta | five Berater finden großen Anklang bei unseren Mitarbeitern und Führungskräften.“ (Jörg Drews, Entwicklung Human Ressources)

Einsatz im konzernweiten internationalen Leadership Feedback

Seit 2009 führt die Knorr-Bremse AG – ein führender Hersteller von Bremssystemen für Schienen und Nutzfahrzeuge und verwandter Subsysteme – mit Unterstützung von meta | five Feedbackrunden für alle Führungskräfte an über 100 Standorten weltweit durch. 2015 wurden die bis dahin im 3-Jahresrhythmus durchgeführten Voll-Befragungswellen durch einen flexibleren und auf individuellen Self-Service ausgerichteten Prozess abgelöst: Innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums von 2 Jahren können insgesamt etwa 3.000 internationale Führungskräfte nun selbst entscheiden, wann sie ihren Leadership Feedback-Prozess sinnvollerweise starten wollen. Auf individueller Ebene wählt die Führungskraft den Zeitpunkt unter Berücksichtigung passender Rahmenbedingungen (z.B. abteilungsspezifische Erfordernisse, oder lokale Ferienzeiten). Gleichzeitig sorgt die Entzerrung im Gesamtkonzern zu einer starken organisatorischen Entlastung im Vergleich zu einer gleichzeitigen Wellendurchführung.

Mittels eines Intranet-Links kann sich jede im Firmennetzwerk angemeldete Führungskraft auf der Leadership Feedback Plattform einloggen und wird dabei automatisch identifiziert. Hier (siehe Abbildung 2) konfiguriert sie über den Button „Mein Leadership Feedback starten“ den eigenen Feedback-Prozess: Neben der Wahl des gewünschten Startdatums bestimmt die Führungskraft im ersten Schritt eine von 12 Systemsprachen, in der sie System-E-Mails (Einladungen, automatische Erinnerungen etc.) erhalten möchte. Zudem sucht sie einen der hinterlegten lokalen HR-Ansprechpartner aus, der über den Fortschritt des Feedbackprozesses informiert wird und bei inhaltlichen Rückfragen oder der Nachbereitung des Feedbacks unterstützen kann.

Im zweiten Dialogschritt prüft die Führungskraft die auf Basis der Mitarbeiter-Stammdaten tagesaktuell per SAP-Schnittstelle hinterlegten Feedback-Geber aus der Perspektive „Direkte und Indirekte Mitarbeiter“, ergänzt sie gegebenenfalls und gibt sie schließlich für den Feedbackprozess frei. Zum gewählten Startzeitpunkt erhalten der Feedback-Empfänger und alle eingegebenen Feedback-Geber eine E-Mail-Einladung zur Teilnahme am Leadership Feedback, das dann innerhalb von drei Wochen absolviert werden sollte.

„Die von meta | five bereitgestellte Online Plattform steht im Einklang mit unseren internen Führungsleitlinien reflektieren, vorangehen, mitnehmen, entwickeln und umsetzen. Das konzernweit eingesetzte PE-Tool ermöglicht unseren Führungskräften, eigenverantwortlich ihr Feedback zu starten und durchzuführen. Die Ergebnisse bieten eine valide Basis, um mithilfe anschließender Workshops die Führungskompetenzen nachhaltig zu verbessern und auszubauen. Die stärkere Prozessverantwortung der Führungskräfte entlastet dabei auch deutlich die internen HR-Ressourcen.“ (Joanna Zawadzka, Corporate HR Development)

 

 

meta | five und die DSGVO

In wenigen Tagen ist es soweit: das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union treten in Kraft.

Die DSGVO hat Folgen für jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet und ist somit auch ein wichtiger Teil bei Feedbacks und Mitarbeiterbefragungen. Zusammen mit uns sind Sie jedoch bestens vorbereitet.

In unserem Tool haben wir Funktionen implementiert, die Ihnen als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO eine vorgabengerechte Durchführung erlaubt:

  • Frei konfigurierbare Einwilligungsabfrage beim Einloggen, entsprechend der für Ihren Anwendungsfall geltenden Rahmenbedingung
  • Abbildung der Informationspflichten und Widerruf der Einwilligung im Tool
  • Möglichkeit der Berichtigung persönlicher Daten
  • Vorbereitung für Datenübertragung (Datenportabilität)
  • Gestaltung der Online-Plattform nach den Prinzipien Privacy by Design und Privacy by Default

Unabhängig von den Anforderungen der DSGVO stellen wir mit unserem System ein höchstes Level an Datensicherheit sicher:

  • Fein granulares Rollen-Rechte-Konzept zur Steuerung von Zugriffsrechten auf Funktionen und Personen
  • Automatische Löschung von Daten entsprechend vorab definierter Löschfristen
  • Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum
  • Ausschließliche Datenverarbeitung auf eigenen Systemen ohne Einbindung eines Unterverarbeiters

Auf organisatorischer Seite stützen wir unsere Datenschutzmaßnahmen durch die Besetzung der Positionen des Datenschutzbeauftragten und des Chief Data Officers mit kompetentem und geschulten Fachpersonal.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Ausformulierung des Auftragsverarbeitungsvertrags, der Beurteilung datenschutzrechtlicher Auswirkungen fachlicher Anforderungen und führen die nötigen Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten.

Mit meta | five sind Sie somit auf der sicheren Seite und können sich ganz auf Ihren Prozess konzentrieren.

 




 
||| meta | five | gmbh
human performance consulting

deutz-mülheimer straße 183
51063 köln
telefon: +49·221·71615·0
e-mail: info@meta-five.com