Inspiration
Feedback nachhaltig nutzen
360° Feedback | Mehr Nachhaltigkeit durch einen ganzheitlichen Prozess
Liebe Leserinnen und Leser,
erzlich Willkommen zum ersten meta | five Newsletter 2011! Den Schwerpunkt dieser Ausgabe bildet das Thema „Feedback nachhaltig nutzen„.
Ein 360° Feedback gibt Feedback-Empfängern die Möglichkeit, ihr Arbeitsverhalten aus verschiedenen Perspektiven zu reflektieren. Es integriert systematisch erhobene Einschätzungen aus unterschiedlichen Quellen (z.B. Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter und interne/externe Schnittstellen) und bietet so eine strukturierte Rückmeldung zu arbeitsbezogenem Verhalten. Zentrale Erfolgsfaktoren für die Akzeptanz und nachhaltige Wirkung ist die sorgfältige Vor- und Nachbereitung.
Aus diesem Grund setzen wir uns in diesem Newsletter schwerpunktmäßig mit den vor- und nachbereitenden Prozess-Schritten von Feedbacks auseinander und zeigen auf, wie Sie unser Online-Tool dabei innovativ unterstützen kann. Einen Einblick in die praktische Umsetzung der angesprochen Punkte ermöglichen wir Ihnen durch ergänzende Projektbeispiele.
Inhaltsverzeichnis
- Fit für Feedback? Vorbereitung als Schlüssel zum Projekterfolg
- meta | 360 – Das ausgezeichnete Online-Feedback-Tool
- „Ihre Feedback-Ergebnisse liegen vor…“ – und dann?
- team360 – Teamfeedback für eine dynamische Teamentwicklung
- Artikel: Weg vom Schwarz-Weiß-Denken
- Referenz: Führungsfeedback bei der Brenntag GmbH
- Referenz: Leadership Feedback bei der Knorr-Bremse AG
Viel Spaß bei der Lektüre wünscht
Fit für Feedback? Vorbereitung als Schlüssel zum Projekterfolg
Ein 360° Feedback entfaltet dann seinen vollen Nutzen, wenn offene und ehrliche Rückmeldungen abgegeben werden. Dies setzt voraus, dass die Beteiligten Commitment für das Verfahren entwickeln:
- Bei Feedback-Empfängern fördert ein hohes Commitment eine konstruktive Auseinandersetzung mit den erhaltenen Rückmeldungen.
- Auf Seiten der Feedback-Geber begünstigt Commitment eine größere Teilnahmebereitschaft und steigert die Qualität des Feedbacks.
Die entscheidenden Weichen für die Entwicklung von Commitment werden im Vorbereitungsprozess gestellt. Lesen Sie Beispiele aus unseren 360° Feedback-Projekten, auf welche Weise dies umgesetzt werden kann:
Phase 1: Rahmenbedingungen und Zielsetzung festlegen
Klare Rahmenbedingungen, attraktive Ziele und ein transparenter Prozessablauf dienen den Beteiligten eines 360° Feedbacks als Orientierung im Projekt. Wie vielfältig allein die Zielsetzungen sein können, zeigt dieser Überblick:
Prämisse für eine erfolgreiche Planung ist dabei das Schaffen eines einheitlichen Verständnisses des 360° Feedbacks. Erleichtert wird den Beteiligten das Verständnis, wenn sich der Feedback-Prozess nahtlos in bestehende Strukturen einfügt. Dazu gehören das Alignment zu anderen Instrumenten der Personalentwicklung und eine hohe Wiedererkennung von Inhalten der Unternehmensvision, -strategie und Werten.
Flankierend sollte das Online-Tool den definierten Prozessablauf passgenau abbilden. Das erfordert eine entsprechend hohe Gestaltungsfreiheit und flexible Anpassungsfähigkeit. Unterstützende Komponenten sind beispielsweise:
- Die freie Wahl zwischen einer Selbst- oder Fremdadministration des Prozesses (zum Beispiel durch einen externen Partner).
- Bedarfsgerechte Schulungen von internen Administratoren vor Ort, telefonisch oder via Webinar.
- Eine Schnittstelle zu vorhandenen Mitarbeiter-Datenbanken, die die Aufnahme und Verwaltung von Teilnehmerdaten vereinfacht.
- Die Verfügbarkeit von Paper-Pencil-Versionen für diejenigen Feedback-Geber, die nicht über einen Internetzugang an der Befragung teilnehmen können.
Phase 2: Fragebogen fallspezifisch gestalten
Das Herzstück des 360° Feedbacks ist der eingesetzte Fragebogen. Die Beteiligten entwickeln dann Commitment, wenn die hier aufgeführten Fragen ihrer Unternehmensrealität entsprechen und sie von deren Beantwortung einen hohen Nutzen haben. Der Fragebogen soll deshalb in direktem Bezug zur Organisation stehen und die Themenbereiche abbilden, die für den Arbeitsalltag der Feedback-Teilnehmer relevant sind. Zur inhaltlichen Konzeption des Fragebogens bestehen verschiedene Ansätze:
- Nutzung des Kompetenzmodells: Unternehmen, die ein übergreifendes Kompetenzmodell definiert haben, nutzen dieses in der Regel zur Ableitung passender Fragen. Dies erhöht den Wiedererkennungswert zentraler Anforderungen und fördert die Kommunikation über gegenseitige Erwartungen in Bezug auf die für den Unternehmenserfolg wichtigsten Verhaltensweisen.
- Neugestaltung des Fragenpools: Wer mit dem 360° Feedback einen initiativen Schritt in Richtung Feedback-Kultur gehen möchte, nutzt das Projekt schon im Vorfeld für einen intensiven Austausch über erwartetes Verhalten. Begleitend werden visionäre Interviews mit Schlüsselpersonen geführt und Workshops zur Festlegung der Befragungsinhalte veranstaltet.
- Verwendung eines Best-Practice-Fragenkatalogs: Wird das Feedback für eine kleine Gruppe von Feedback-Empfängern genutzt, lohnt sich die Auswahl aus dem Best-Practice-Fragenkatalog. In vergangenen Verfahren erfolgreich angewendete Fragen werden so ausgewählt, modifiziert und ergänzt, dass sie die spezifische Arbeitsrealität bestmöglich reflektieren.
Damit das Online-Tool der Gestaltung des Fragebogens keine Grenzen setzt, ist auch hier eine hohe Adaptionsfähigkeit gefragt:
- Abbildung des gewünschten Fragenformats (offen und/oder geschlossen),
- Wahl des Skalierungstyps und
- Formulierung der Fragen im Wording des Unternehmens, insb. im internationalen Kontext.
Phase 3: Transparenz durch Kommunikation schaffen
Die Information über Ziel, Ablauf und Nutzen des Feedback-Verfahrens erfolgt in einem mehrstufigen Prozess. Sinnvoll ist die Nutzung bestehender Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel:
- Informationsunterlagen,
- Veranstaltungen und Präsentationen,
- Informationsseiten im Intranet,
- Mitarbeiter-Zeitung oder
- persönliche Gespräche.
Hierbei werden nicht nur organisatorische Aspekte übermittelt. Vorrangig soll das Interesse geweckt werden, den Feedback-Prozess konstruktiv zu gestalten und zu nutzen. Weiterhin ist die Aufklärung über die Anonymität und Datensicherheit des Verfahrens erforderlich. Die Kenntnis über den Umgang mit den Daten gibt Beteiligten Sicherheit und stellt deshalb eine Grundvoraussetzung für offenes und ehrliches Feedback dar. Eine Sammlung und Auswertung der Rückmeldungen durch einen externen Partner trägt maßgeblich hierzu bei.
Auch das Online-Tool trägt zu einer effizienten und weitreichenden Kommunikation bei. Es dient als Plattform, in der beispielsweise zielgruppenspezifische Informationen hinterlegt und Hilfestellungen angeboten werden können.
Fit für Feedback ist jede Organisation, die den Rahmen für nützliches Feedback umsichtig steckt. Neben den Grundsteinen, die während der Vorbereitung gelegt werden, sind auch die Nachbereitungsschritte mit Sorgfalt zu planen. Lesen Sie hier mehr dazu…
meta | 360 – Das ausgezeichnete Online-Feedback-Tool
Online-Instrumente werden mittlerweile standardmäßig eingesetzt, um die Datensammlung und -auswertung im Rahmen von 360° Feedbacks zu unterstützen.
meta | 360 – das eigenständig entwickelte Online-Feedback-Tool von meta | five – wurde auf der CeBit in Hannover mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2010 ausgezeichnet. In einem differenzierten Auswahlverfahren setzte sich meta | 360 erfolgreich gegenüber 2.000 anderen Bewerbungen aus unterschiedlichen IT-Bereichen durch. Die Fach-Jury bestehend aus Professoren, Wissenschaftlern sowie Branchen- und IT-Experten lobte den besonderen Innovationsgehalt und hohen praktischen Nutzwert, die den anwendenden Organisationen besondere Impulse zur Steigerung ihrer Wettbewerbsfähigkeit geben.
meta | 360 verknüpft die Vorteile aus maximaler Gestaltungsfreiheit, nämlich die Abbildung organisationsspezifischer Anforderungen, geschickt mit der Automatisierung von Standardprozessen, wie der Befragungsauswertung. Kombiniert mit der vollständigen Internetbasierung des Instrumentes, können so Befragungen für jede Projektgröße ressourcenoptimal durchgeführt werden. Von diesen Vorteilen können kleine und mittelständische Unternehmen genauso profitieren wie öffentliche Institutionen oder multinationale Konzerne.
Die innovative Weiterentwicklung von meta | 360 wird kontinuierlich fortgesetzt. So wurde der Einsatz des Online-Tools erst kürzlich um folgende Funktionen erweitert (die grafische Darstellung einiger beschriebener Funktionen erhalten Sie durch Klicken auf die unten angefügte Screenshot-Sammlung):
- Online-Terminvereinbarung von Feedback-Gesprächen:
Die einem 360° Feedback nachgelagerten Feedback-Gespräche können von Prozessverantwortlichen terminiert und von Feedback-Empfängern direkt im Online-Tool gebucht werden. - Flexibilisierung des Befragungsdesigns:
Erweiterung der Darstellungsoptionen der Befragungsskala (u.a. Abbildung von semantischen Differentialen). - Ergänzung der integrierten Berichtsvorlagen:
Zusätzliche Optionen der Ergebnisaufbereitung (u.a. Abbildung der Ergebnisse aus Befragungen, in denen das Wertequadrat Anwendung findet). - Steuerung des Nachbereitungsprozesses über das Online-Tool:
Förderung der Nachhaltigkeit der Weiterentwicklung mit Hilfe eines mehrschrittigen Nachbereitungsprozesses im Online-Tool, inkl. Monitoring-Funktion für Administratoren.
Um organisationsinterne Administratoren im Umgang mit neuen Features oder der grundlegenden Steuerung mittels meta | 360 zu schulen, können anwenderfreundliche Webinare eingesetzt werden. Die interaktiven Online-Video-Konferenzen ergänzen das Angebot herkömmlicher Schulungen vor Ort oder via Telefon. Sie eignen sich insbesondere bei einer dezentralen Steuerung der Prozesse und einer großen Anzahl von Administratoren an weit verteilten Standorten. So wird sichergestellt, dass meta | 360 den 360° Feedback-Prozess maximal unterstützen kann.
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Um organisationsinterne Administratoren im Umgang mit neuen Features oder der grundlegenden Steuerung mittels meta | 360 zu schulen, können anwenderfreundliche Webinare eingesetzt werden. Die interaktiven Online-Video-Konferenzen ergänzen das Angebot herkömmlicher Schulungen vor Ort oder via Telefon. Sie eignen sich insbesondere bei einer dezentralen Steuerung der Prozesse und einer großen Anzahl von Administratoren an weit verteilten Standorten. So wird sichergestellt, dass meta | 360 den 360° Feedback-Prozess maximal unterstützen kann.
„Ihre Feedback-Ergebnisse liegen vor…“ – und dann?
Ein Feedbackprozess endet nicht mit der Bereitstellung eines Ergebnisberichtes. Um die nachhaltige individuelle Weiterentwicklung der Feedback-Empfänger, die Optimierung der Zusammenarbeit im Team oder die Förderung einer unternehmensweiten Feedbackkultur zu erreichen, kommt der anschließenden Nachbereitungsphase eine erfolgskritische Rolle zu.
Eine nachhaltige Nutzung der Feedback-Ergebnisse verlangt danach, sie zum einen mit der nötigen Tiefe zu reflektieren um sie zu verstehen. Zum anderen sollten aus der Reflexion Folgeschritte abgeleitet und umgesetzt werden. Lesen Sie, welche Nachbereitungsschritte unsere Kunden nutzen und wie das Online-Tool den Nachbereitungsprozess unterstützt:
Schritt 1: Vier-Augen-Gespräch
Unter vier Augen dient ein Coach dem Feedback-Empfänger als Spiegel. Die Besprechung der Ergebnisdetails bietet die Möglichkeit, „laut zu denken“ und die eigenen Interpretationen mitzuteilen. Dieser Denkprozess findet Unterstützung durch Fragetechniken, die zu einem Perspektivenwechsel einladen, Gegebenheiten hinterfragen und damit Handlungsalternativen aufzeigen. Die Vier-Augen-Gespräche können eigenständig durch Personalentwickler des Unternehmens durchgeführt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit externe Coaches einzubeziehen, wenn besonderer Wert auf die unabhängige Betrachtung der Ergebnisse gelegt oder wenig interne Ressourcen gebunden werden sollen.
Das Online-Tool bietet auch hier Funktionen, die den Prozess erleichtern:
- Hinterlegte Terminoptionen vereinfachen die Online-Vereinbarung von Gesprächsterminen.
- In den Ergebnisbericht integrierte Leitfäden oder Reflexionsfragen unterstützen die eigenständige Auseinandersetzung mit den Rückmeldungen.
- Thematisierte Gesprächsinhalte, Ziele und Maßnahmen können in das Online-Tool eingetragen und so dem Ergebnisbericht automatisch hinzugefügt werden.
Schritt 2: Gespräch mit dem Vorgesetzen
Spätestens in dem Moment, in dem die Ergebnisse für die Ableitung von Entwicklungsmaßnahmen genutzt werden, ist ein Gespräch mit dem Vorgesetzten einzuplanen. Viele Unternehmen integrieren diesen Schritt von vornherein als verbindlichen Bestandteil des Prozessverlaufs. Im Gespräch mit dem Vorgesetzten werden in der Regel konkrete Entwicklungsziele definiert und Maßnahmen abgeleitet, deren Umsetzung gemeinsam sichergestellt wird.
Eine Übertragung der Ergebnisse in das Online-Tool erleichtert das strukturierte Festhalten und regelmäßige Erinnern an die getroffenen Vereinbarungen. Gleichzeitig nutzen einige Auftraggeber diese Funktion zum Monitoring der durchgeführten Nachbereitungsschritte.
Schritt 3: Rückmeldung an weitere Feedback-Geber
Die Mehrzahl der Unternehmen plant Rückmelderunden an Mitarbeiter verbindlich ein. Hierdurch sollen Mitarbeiter in Erfahrung bringen können, wie ihre Führungskraft das Feedback aufnimmt und welche Schlüsse sie daraus zieht. Zudem können gegenseitige Erwartungen geklärt sowie ggf. die weitere Vorgehensweise für eine effiziente Zusammenarbeit vereinbart werden. Zusatzeffekt dieses Austauschs ist, dass sich die Feedback-Geber wertgeschätzt fühlen und sichtbar wird, dass ihr Feedback wahrgenommen wird. Dies steigert ihre Bereitschaft, sich auch in zukünftigen Verfahren offen und konstruktiv zu beteiligen.
Um die Feedback-Empfänger bei der Bewältigung dieser Aufgabe zu unterstützen, kann in den Vier-Augen-Gesprächen möglicher Unterstützungsbedarf festgestellt werden. Neben dem Angebot von Leitfäden kann auch ein Moderator zur Seite gestellt werden, wenn die Situation es erfordert.
Auch in diesem Schritt können die Absprachen der Rückmelderunde im Online-Tool eingetragen und somit dauerhaft darauf zurückgegriffen werden.
Schritt 4: Reflexion von eigenen Fortschritten
Maßgeblich für eine nachhaltige Weiterentwicklung ist eine regelmäßige individuelle Reflexion über den Erreichungsgrad der vereinbarten Entwicklungsziele. Unterstützend bietet das Feedback-Tool hierzu eine Kurzbefragung des Feedback-Empfängers zu seinem Entwicklungsverlauf an. Durch die Online-Basierung dieser Befragung lässt sie sich ebenfalls effizient realisieren.
Was bedeuten die Ergebnisse eines 360° Feedbacks nun für einzelne Gruppen oder das gesamte Unternehmen?
Die Aggregation von Einzelergebnissen gibt Aufschluss über das Portfolio der Feedback-Empfänger einer entsprechenden Organisationseinheit. Dadurch wird der Fokus auf mehrere Personen erweitert und eine zusätzliche Reflexion angestoßen, wie die Gruppenleistung wahrgenommen wird:
- Team-Ebene: Anhand von Mittelwertvergleichen werden personenübergreifende Potenziale und Entwicklungsbereiche des Teams sichtbar. So können teamspezifische Entwicklungsziele gesetzt und durch eine gemeinsame Weiterentwicklung gefördert werden.
- Organisations-Ebene: Durch die Erstellung von Gesamtauswertungen oder Vergleichen anhand bestimmter Spezifika (Länder, Bereiche, Hierarchieebenen) werden organisations- bzw. bereichsspezifische Stärken und Entwicklungsbereiche analysiert. Bei der Betrachtung aller Feedback-Empfänger können Hinweise auf systembedingte Hindernisse abgeleitet und passgenaue Entwicklungsmaßnahmen ergriffen werden.
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team360
Teamfeedback für eine dynamische Teamentwicklung
Kreative Herangehensweisen an neuartige, komplexe Herausforderungen zählen ebenso zu Anlässen für Teamarbeit, wie die höhere Qualität von Arbeitsergebnissen und die Förderung der Arbeitszufriedenheit. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, muss die Zusammenarbeit gut aufeinander abgestimmt sein. Ohne Unterstützung spielen sich derartige Entwicklungsprozesse mitunter langsam ein.
Genau an dieser Stelle setzt team360 an. Auf Basis einer Meta-Analyse diverser Studien hat meta | five zentrale Erfolgsfaktoren der Teamperformance identifiziert. Damit sich Teams strukturiert damit auseinandersetzen können, wie ihre aktuelle Zusammenarbeit wahrgenommen wird, nutzt team360 die 360° Feedback-Methode. Anders als bei herkömmlichen 360° Feedbacks steht nicht eine einzelne Person, sondern das Team als Gesamtheit im Fokus der Betrachtung. Um teamexterne Sichtweisen einzubeziehen, kann das arbeitsrelevante Teamverhalten durch Feedback-Geber – wie z.B. interne oder externe Schnittstellenpartner – eingeschätzt werden. Die verhaltensbezogenen Einschätzungen werden online über den Teamperformance-Fragebogen erhoben und automatisiert in einem Ergebnisbericht aufbereitet.
Durch einen Selbst- / Fremdbild-Abgleich der Einschätzungen kann die Qualität der Zusammenarbeit analysiert sowie Stärken und Verbesserungspotenziale des Teams transparent gemacht werden. Die gewonnenen Erkenntnisse liefern die Basis für eine gezielte Unterstützung des Teams und ermöglichen die Gestaltung passgenauer Entwicklungsbausteine sowie die Erstellung eines nachhaltigen, mehrschrittigen Teamentwicklungsplans. In Summe beschleunigt team360 die Entwicklungsprozesse hin zu einem High-Performance-Team.
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Artikel: Weg vom Schwarz-Weiß-Denken
meta | five hat SIG Combibloc bei der Entwicklung und Umsetzung eines 360-Grad-Feedback-Tools begleitet, das auf dem Wertequadrat von Friedemann Schulz von Thun basiert. Der Vorteil des Tools: Es ist an Stärken orientiert und bietet Feedback jenseits eines Entweder-Oder-Denkens. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel.
Referenz: Führungsfeedback bei der Brenntag GmbH
„Was bedeuten die Leitlinien eigentlich für unseren Arbeitsalltag?“. Um Antworten auf diese und ähnliche Fragen zu erhalten, realisierte die Brenntag GmbH gemeinsam mit meta | five ein unternehmensweites Führungsfeedback. Lesen Sie jetzt die Kundenreferenz auf unserer Homepage…
Referenz: Leadership Feedback bei der Knorr-Bremse AG
„Gemeinsam mit meta | five haben wir unser jährliches Leadership Feedback erfolgreich in einen weltweit einheitlichen, online basierten Prozess umgewandelt…"
Lesen Sie jetzt die Referenz der Knorr-Bremse AG auf unserer Homepage und in Kürze mehr über das Projekt und seine Besonderheiten in einer ausführlicheren Case Study.