NL 02/2013 Effiziente Feedback-Prozesse

Themenschwerpunkt: Effiziente Feedback-Prozesse

 

Liebe Leserinnen und Leser,

herzlich willkommen zum meta | five Sommer-Newsletter!

Nachdem der Sommer 2013 endlich seine versteckten Sonnenpotenziale entdeckt hat, beschäftigen wir uns in dieser Newsletter-Ausgabe mit den versteckten Potenzialen von online durchgeführten Feedback-Prozessen. Wir stellen Ihnen effiziente Lösungen vor, welche den Projektaufwand von Feedback- und Befragungsprojekten erheblich reduzieren, das Monitoring des Prozessfortschrittes vereinfachen und gleichzeitig die Rücklaufquote erhöhen. Zudem erfahren Sie mehr über neue technische Entwicklungen, welche Online-Verfahren noch sicherer und benutzerfreundlicher machen.

Inhaltsverzeichnis

Wir wünschen Ihnen interessante Impulse und viel Spaß bei der Lektüre

Ihr meta | five Team

 

Feedback-Prozesse – die versteckten Potenziale der Online-Durchführung

Für Unternehmen, welche Wert auf die individuelle Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter legen, zählen Feedback-Prozesse zum Standardrepertoire der Personalentwicklung. Feedback-Verfahren tragen zu einer Öffnung der Unternehmenskultur bei. Übergreifende Verbesserungsmöglichkeiten werden entdeckt, so dass Optimierungsmaßnahmen zielgerichtet initiiert und evaluiert werden können. Die Durchführung dieser Verfahren findet online, über entsprechende Befragungs-Plattformen statt. Dies ermöglicht eine effiziente und flexible Prozessdurchführung, schont dabei die zeitlichen Ressourcen der Teilnehmer und bietet dank moderner Online-Tools wie meta | 360 eine Höchstmaß an Datenqualität und -sicherheit.

NL_201302_LeitartikelDurch das Medium Internet als Interaktionsplattform eröffnen sich jedoch weitere erfolgsrelevante und Effizienz steigernde Möglichkeiten, welche oftmals ungenutzt bleiben. Das Potenzial liegt in einer Erweiterung des Dialogs mit den Teilnehmern, über die reine Feedback-Sammlung hinaus. Diese kann einerseits durch den Feedback-Prozess begleitende und unterstützende Maßnahmen stattfinden: So bietet sich die Möglichkeit über eine Monitoring-Funktion den Durchführungsstatus definierter Nachbereitungsschritte direkt beim Feedback-Empfänger abzufragen. Auf der anderen Seite lassen sich durch die Integration weiterer Befragungsinstrumente, wie z.B. der Kopplung einer Mitarbeiterbefragung an ein Feedback-Verfahren, Prozesssynergien nutzen und mehrere Verfahren parallel und daher Ressourcen schonend realisieren.

Eine erhöhte onlinebasierte Interaktion, insbesondere bei der Verwendung sensibler Daten und vertrauenswürdiger Inhalte, rückt den Fokus der Teilnehmer immer stärker auf die Wahrung von Datensicherheit und Anonymität. Um die Akzeptanz und die Bereitschaft zu offenem Feedback bei den Teilnehmern zu fördern, sollten eingesetzte Online-Tools daher den höchsten Sicherheitsstandards genügen, sprich stets State of the Art sein.  Hierzu zählen heutzutage unter anderem auch der direkte, passwortlose Zugang zur Feedbackplattform über Active-Directory-Verbunddienste (ADFS), sowie der Sicherung der genutzten Server über neueste Intrusion-Detection- und Intrusion-Prevention-Systeme.

 

 

Feedback-Sammlung online! – Nachbereitung offline?

Damit ein 360° Feedback seine volle Wirkung entfalten und zu einer langfristigen Weiterentwicklung der Fokuspersonen (Feedback-Empfänger) beitragen kann, sind neben der Vorbereitung und Durchführung vor allem Schritte einer spezifischen Nachbereitung erfolgsentscheidend. Für die Feedback-Empfänger gilt es in diesem Zuge, begleitet von Prozesspartnern (z.B. HR, Coaches, etc.), Erkenntnisse für die eigene Entwicklung schrittweise aus dem gewonnen Feedback abzuleiten. Die Sicherung der Nachhaltigkeit rückt dabei immer stärker in den Fokus und wird zunehmend als das zentrale Anforderungskriterium im Rahmen der Projektplanung genannt. Wir sind in der Folge im engen Dialog mit unseren Kunden der zentralen Fragestellung nachgegangen: Wie kann die Nachhaltigkeit einer spezifischen Nachbereitung als erfolgskritischer Bestandteil eines 360° Feedbacks effektiv gefördert und gesichert werden? Und fanden die Antwort bei uns selbst:

Unser Online-Feedback-Tool meta | 360 bietet neben Gestaltungs- bzw. Abbildungsfunktionen individueller Prozessanforderungen der Datenerhebung eine ideale Plattform für die Unterstützung vorgesehener Nachbereitungsschritte. Als integrativer Bestandteil des Instruments können mit Hilfe einer entsprechenden Tool-Funktion im Anschluss an die Befragungsphase zum einen Fokus-Personen individuell begleitet und zum anderen Prozesspartner im Rahmen der Nachbereitung unterstützt werden.

Eine Tool-Funktion, die dies leisten kann, sollte folgende Eigenschaften mitbringen:

  • Unkomplizierte Verfügbarkeit
  • Flexible Zugänglichkeit für Teilnehmer und Prozessverantwortliche bzw. -partner
  • Nahtlose Integration in das Tool und den vorangegangenen Befragungsprozess
  • Hohes Maß an Gestaltungsfreiheit – sowohl an unternehmens- bzw. prozesseigene Gegebenheiten wie auch an individuelle Bedarfe

Auf der Grundlage dieser Anforderungen wurde meta | 360 um die so genannte Monitoring Funktion erweitert. Sie bietet Feedback-Empfängern einen transparenten Überblick über die konsekutiven Nachbereitungsschritte und deren Gegenstand sowie die damit verbundenen Aufgaben. Jeder abgebildete Nachbereitungsschritt bietet darüber hinaus die Möglichkeit persönliche Notizen zu hinterlegen und den Abschluss einzelner Schritte zu dokumentieren. Der Prozess der Nachbereitung wird so mit einer nachhaltigen Verbindlichkeit klar an die Fokusgruppen kommuniziert und in Form eines eigenverantwortlichen Task-Managements an die Feedback-Empfänger übergeben.
Prozesspartner bzw. –manager erhalten darüber hinaus einen transparenten Überblick über den Prozess der Nachbereitung, können so proaktiv ihrer unterstützenden Rolle nachkommen und Teilnehmer bei Bedarf individuell fördern.

  

(Abb.: Monitoring Funktion meta | 360)

Die Monitoring Funktion von meta | 360 leistet so durch die ressourcenschonende Unterstützung von Fokuspersonen und Prozessverantwortlichen einen entscheidenden Beitrag zum nachhaltigen Erfolg der individuellen Nachbereitung – und damit zum Erfolg des Instruments selbst.

 

 

Kombination von Feedbackverfahren und Mitarbeiterbefragung

Feedback-Verfahren und Mitarbeiterbefragungen gehören zu den am häufigsten eingesetzten Befragungsinstrumenten in Unternehmen. Dabei verfolgen die beiden Instrumente unterschiedliche Zielsetzungen: Feedback-Prozesse zielen primär auf die individuelle, personenorientierte Betrachtung, i.d.R. der Führungskräfte ab, wobei Mitarbeiterbefragungen eine Erfassung von generellen Stimmungsbildern im Gesamtunternehmen, wie z.B. Arbeitszufriedenheit, Mitarbeitermotivation oder
-Engagement, fokussieren. Diese komplementären Betrachtungsebenen führen dazu, dass in einer Organisation oftmals beide Instrumente angewendet werden. Deren Durchführung findet in den meisten Fällen jedoch zeitlich versetzt, z.B. im Jahreswechsel, statt. Eine gleichzeitige Durchführung wird gescheut, da hohe personelle Aufwände und Kosten befürchtet werden, welche das zur Verfügung stehende Budget überschreiten. Somit fällen HR-Abteilungen häufig eine „Entweder-Oder-Entscheidung“.
Dabei bietet die simultane Durchführung eine Vielzahl von Vorteilen, welche unter Nutzung bestehender Prozesssynergien insgesamt zu einer Kosten- und Aufwandsreduktion im Vergleich zur Einzeldurchführung führen:

Ressourcenschonende Implementierung
Durch die Abbildung beider Befragungen über die gleiche Online-Plattform entsteht nur einmalig ein Aufwand für Anpassung und Konfiguration des eingesetzten Tools. Grundlegende Systemeinstellungen, sowie die Layout-Anpassung an das Corporate Design können für beide Befragungen genutzt werden, ebenso hinterlegte Emailtexte.

Effiziente Prozessabwicklung
Die vorgelagerte Prozesskommunikation z.B. via Intranet oder Flyer kann direkt über Zielsetzung und Durchführung beider Befragungen informieren. Teilnehmer werden über eine Email-Einladung angeschrieben und nutzen ein und denselben Zugangslink um beide Befragungen zu erreichen. Die zeitliche Belastung der Teilnehmer verringert sich somit im Vergleich zu einer getrennten Durchführung der Verfahren enorm. Eine Nutzung der gleichen Skalierung beider Befragungen bietet eine klare und einfache Handhabung. Diese schlanke Prozessdurchführung auf Teilnehmerseite steigert die Aussicht auf einen hohen Rücklauf und somit den Projekterfolg.

Voraussetzung für die Realisierung dieser Prozesssynergien ist eine Online-Plattform, welche beide Befragungstypen mit seinen spezifischen Anforderungen darstellen kann. Das Online-Tool meta | 360 liefert mit seiner offenen Instrumentenarchitektur die technischen Voraussetzungen hierfür. Für die Teilnehmer sind die verschiedenen Fragebögen (Feedback geben, Selbsteinschätzung ausfüllen und Mitarbeiterbefragung beantworten) auf einer persönlichen Startseite ersichtlich und durch intuitive Benutzerführung direkt und einfach ansteuerbar. Das automatische Erinnerungsmanagement überwacht den Fortschritt beider Befragungen individuell und Administratoren haben jederzeit Einsicht in den Rücklauf. Nach Abschluss des Feedbacks steht den Feedback-Empfängern ihr persönlicher Ergebnisbericht im gleichen Account zum Download zur Verfügung. Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung wird durch die Experten von meta | five nach vorher definierten Auswertungskriterien und Schwerpunkthemen kundenspezifisch erstellt.
Durch die Kombination beider Verfahren lassen sich somit Stärken und Entwicklungspotenziale sowohl auf individueller Mitarbeiter-, als auch auf globaler Unternehmensebene aufzeigen.

 

(Abb.: Monitoring Funktion meta | 360)

Der erfolgreiche Einsatz von meta | 360 zur kombinierten Durchführung von Feedback-Verfahren und Mitarbeiterbefragung zeigte sich zum Beispiel beim größten deutschen Kabelnetzbetreiber: Kabel Deutschland implementierte zusammen mit meta | five eine simultane Durchführung von Führungsfeedback und Stimmungsbarometer. Herausstechende Merkmale des Projekterfolgs waren unter anderem die schlanke und Ressourcen schonende Realisierung des Verfahrens, welche zu einer drastischen Senkung der benötigten Projektressourcen geführt hat, sowie die – mit über 80 Prozent – überdurchschnittlich hohe Rücklaufquote des Stimmungsbarometers. 

 

 

Direkter Zugang zum Online-Feedback-Tool über ADFS

DatensicherheitDie Integration von „Active Directory Federation Services” (Active-Directory-Verbunddienste, ADFS) in das meta | five Online-Feedbacktool ermöglicht Nutzern einen vereinfachten Login ohne Passworteingabe. Basierend auf der integrierten Windows Server Authentifizierung werden so in einem kooperierenden Firmen-System angemeldete Feedback-Teilnehmer automatisch auf der meta | five Online-Plattform eingeloggt. Dies verbessert die Sicherheit der meta | 360 Online-Feedbackprozesse weiter und erhöht gleichzeitig den Bedienkomfort.
 
Technischer Hintergrund / Voraussetzungen
„Active Directory Federation Services” ist eine Software Komponente, die kundenseitig installiert werden kann und automatische Anmeldungen bei meta | 360 und anderen webbasierten Anwendungen ermöglicht. Ein Mitarbeiter kann so ohne Benutzername und Passwörter auch auf unternehmensexterne, internetbasierte Dienste zugreifen.
Um „Active Directory Federation Services“ nutzen zu können, wird eine entsprechende IT-Infrastruktur beim Kundenunternehmen benötigt.
 
In der Feedbackpraxis
Nach der Implementierung der ADFS-Anbindung kann ein im Firmennetzwerk angemeldeter Feedback-Teilnehmer einen allgemeinen Link zur Feedbackplattform meta | 360 öffnen. Diese erkennt ihn automatisch, so dass er direkt zu seiner persönlichen Homepage geleitet wird. Je nach Rolle kann er hier dann gesammelt alle seine Aufgaben im Feedbackprozess  (z. B. Ausfüllen von Fremdeinschätzungen für Kollegen, Vorgesetze oder Mitarbeiter) bearbeiten.
Aktuell nutzt die TÜV SÜD AG die Systematik im Rahmen eines Feedbackverfahrens. Bei der Entscheidung für den Einsatz des ADFS-Verfahrens stand für die Konzern-IT wie für HR besonders die damit verbundene erhöhte Datensicherheit im Vordergrund: so werden etwa keine Zugangsdaten mehr per Email an Teilnehmer verschickt. Gleichzeitig müssen Anwender keine eigenen Passwörter mehr wählen und einprägen, die aufgrund von einer Vielzahl zu merkender Passwörter häufig nur schwache / unsichere Zeichenfolgen beinhalten.
Als positiver Nebeneffekt kann so natürlich auch kein Passwort mehr vergessen werden, wodurch – gerade bei freiwilligen Feedback-Verfahren – eine zusätzliche mögliche Teilnahmebarriere entfällt. 

 

 

Sicherer und Flexibler – meta | 360 in Version 6.0

meta | five hat sein eigenständig entwickeltes Tool für Online-Feedbackprojekte meta | 360  weiter optimiert. Im Fokus stand dabei die kontinuierliche Weiterentwicklung hinsichtlich zentraler Aspekte der Datensicherheit sowie des Teilnehmerdatenschutzes bei gleichzeitiger Beibehaltung der flexiblen Anpassbarkeit des Online-Instruments an spezifische Kundenbedürfnisse.

Teilnehmerdatenschutz und Anonymität
Wie auch bei den Vorgängerversionen wird bei Version 6.0 des Feedbacktools meta | 360 dem Schutz personenbezogener Daten ein sehr hoher Stellenwert eingeräumt. Auf diese Weise begegnen wir auf der einen Seite den stetig wachsenden Datensicherheitsanforderung seitens der Kundenunternehmen und involvierter Interessengruppen (z. B. Mitarbeitervertretung, Datensicherheitsbeauftragte etc.). Gleichzeitig können auf Teilnehmerseite mögliche Vorbehalte und Bedenken bezüglich der Anonymität direkt ausgeräumt werden. Dies fördert erfahrungsgemäß sowohl die Akzeptanz als auch die Bereitschaft zu offenem Feedback und schafft so die Grundlage für den wirkungsvollen und zieldienlichen Einsatz des Feedbackinstruments. 
Neben den vielfach praxisbewährten Garanten der Anonymität  und Datensicherheit wie der codierten Speicherung von Zugangsdaten, der SSL-verschlüsselten Datenübertragung und der automatisierten Auswertung beantworteter Fragebögen wird das meta | five Datensicherheitskonzept in der Version 6.0 weiter optimiert: unsere ausschließlich in Deutschland betriebenen Server werden nun zusätzlich durch modernste, redundant ausgelegte Firewall- sowie Intrusion-Detection und Intrusion-Prevention-Systeme gesichert.
 
Individuelle Flexibilisierung: neue Features und optimierte Funktionen
Darüber hinaus bietet  meta | 360 mit dem Relaunch der Version 6.0 nun neben zahlreichen neuen Features viele Prozess-Optimierungen etablierter Funktionen der Basisversion. Im Folgenden beispielhaft drei Neuerungen in Version 6.0:

  • Individuellen Fragebogen-Zusammenstellung: durch die Option zur spezifischen Auswahl und Zuordnung von Fragebogen-Dimensionen und Perspektiven pro Feedback-Empfänger lässt sich das Instrument noch präzisier an die jeweilige Rolle eines Feedback-Empfängers anpassen. So lassen sich zum Beispiel je nach Position und Aufgabe in der Organisationshierarchie Dimensionen wie „Mitarbeiterführung“ oder „Kundenorientierung“ modular ein- und ausblenden (siehe Screenshot 1: Modulare Auswahl)
  • Auswahl angezeigter Perspektiven beim Report-Download: Ein neues Feature erlaubt es Feedback-Empfängern oder HR-Coaches, vor dem Download eines Feedbackreports mit Hilfe einer Pop-up-Abfrage zu entscheiden, welche Feedbackgebergruppe bzw. -Perspektive in der aktuell heruntergeladenen Version enthalten sein soll.
    Die H.C. Starck GmbH hat dieses Feature bereits im Rahmen ihres Leadership Feedback genutzt. Frau Marijke Feenstra, Manager im Bereich Talent Management, sieht die Vorteile dieser Funktion insbesondere beim Einsatz der Reports während der verschiedenen Folgemaßnahmen. „Die Darstellung einzelner Perspektiven ermöglicht es beim individuellen Auswertungsgespräch Unterschiede deutlich heraus zu arbeiten und bei weiteren Folgemaßnahmen, wie zum Beispiel einem Teamworkshop, nur einzelne Perspektiven den Teilnehmern gegenüber transparent zu machen.“
  • Durch die Erweiterung der Terminvereinbarungsfunktionen profitieren Teilnehmer sowie Administratoren bei der Nutzung von meta | 360: So können wie bisher Termine zu Rückmeldegesprächen direkt und effizient online zwischen Feedback-Empfänger und Coach vereinbart werden. Nach einer erfolgreichen Terminauswahl erhalten Teilnehmer nun automatische MS Outlook Terminbestätigungen, die sie per Klick bequem mit Zeit und Ortsangabe in Ihre digitalen  Kalender übertragen können.


(Screenshot 1: Modulare Perspektiven- und Dimensionsauswahl)

 

 

Das sagen unsere Kunden

Machen Sie sich selbst ein Bild und lesen Sie, was unsere Kunden über die Zusammenarbeit mit
meta | five sagen. Hier finden Sie eine Auswahl aktueller Kundenstimmen zu Feedback- und Befragungsprojekten:
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