Rückblick in die Zukunft – Einführung eines 360° Feedbacks rein mit virtuellen Formaten

Liebe Leserinnen und Leser,

seit März 2020 sind Themen wie virtuelle Zusammenarbeit, Homeoffice und Digitalisierung in den meisten HR-Abteilungen an der Tagesordnung. Vielleicht hatten Sie auch schon „früher“ Videokonferenzen mit Ihrem Projektteam oder Bewerbungsgespräche via Skype. Im Arbeitsalltag aber war dies für viele eine Ausnahme – bis Infektionsschutzgesetz und Kontaktbeschränkungen eine neue Arbeitsrealität geschaffen haben. Auch die Einstellung zu diesen Themen verändert sich. Mittlerweile geht der Trend auch über die Pandemie hinaus klar dahin, mehr Homeoffice anzubieten, virtuelle Formate zu nutzen und Dienstreisen einzuschränken (vgl. ifo Studie zu Homeoffice und Digitalisierung unter Corona, veröffentlicht am 03. August 2020).

Doch welche Formate sind nachhaltig zielführend für welche Projektschritte und Zielsetzungen? Es lohnt sich die Zeit zu nutzen, um zu reflektieren, wie auch zukünftig HR-Projekte – vom Kick-Off bis zur Nachbereitung – über virtuelle Formate begleitet werden können, welche Vorteile sich ergeben und was es zu beachten gilt, um Qualitätsfaktoren zu sichern. Unsere Erfahrungen wollen wir hier am Beispiel „Einführung eines 360° Feedbacks“ aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchten.

  1. Perspektive „Organisationsentwicklung“: Am Anfang eines 360° Feedback-Projekts sollte die Definition des inhaltlichen Rahmens der Befragungsinhalte stehen, wie beispielsweise ein Kompetenzmodell. In Zusammenarbeit mit der BKK Mobil Oil wurde ein solches mit zahlreichen Organisationsmitgliedern entwickelt, ohne diese persönlich zu treffen.
  2. Perspektive „Projektleitung“: Die Durchführung eines 360° Feedbacks erfordert u.a. konzeptionelle Projektmeetings, Informationsveranstaltungen für Teilnehmende und Reflexionsgespräche zu den individuellen Ergebnissen. Die einzelnen Projektschritte bringen bei virtueller Durchführung verschiedene Vorteile und Herausforderungen mit sich.
  3. Perspektive „Training“: Mit den Ergebnissen fängt die Nachbereitung des 360° Feedbacks an. Workshops und Trainings müssen dabei aber keineswegs in Präsenz durchgeführt werden – wenngleich eine virtuelle Durchführung erstmal auf wenig Gegenliebe stößt. Aber eben nur auf den ersten Blick.

 

Viele Spaß beim Lesen!

 

Inhaltsverzeichnis

 

Virtuell gemeinsam – ein neuer Prozess zur Entwicklung eines organisationsspezifischen Kompetenzmodells

Ein Kompetenzmodell beschreibt, welche Anforderungen an die Mitarbeitenden sich aus den Werten und strategischen Zielen einer Organisation ergeben. Damit ist es eine wesentliche Grundlage für die verschiedenen Instrumente und Prozesse der Personalarbeit, ebenso wie für Feedback zwischen Arbeitspartnerinnen und Arbeitspartnern, von Führungskräften an ihre Mitarbeitenden, oder für ein 360° Feedback.

Schon 2012 haben wir in unserem Artikel „Kompetenzmodelle zielgerichtet entwickeln“  (wissensmanagement, Das Magazin für Führungskräfte, Juni 2012, 4/2012, Seite 46-47) resümiert, dass ein Großteil des Erfolgs eines Kompetenzmodells von seiner zielführenden Nutzung im Arbeitsalltag und damit dem Commitment der Organisationsmitglieder abhängt. Um das zu erreichen, sollte deren Einbezug bewusst und stimmig zur Organisationskultur geplant sein.

Genau darauf hat auch die BKK Mobil Oil für die Neugestaltung ihres Kompetenzmodells besonderen Wert gelegt. Ziel der Neugestaltung ist es, ein handhabbares Kompetenzmodell zu entwickeln, das die aktuelle strategische Ausrichtung der BKK Mobil Oil unterstützt. Der Entwicklungsprozess sollte dabei gleichermaßen schlank sein, wie auch die unterschiedlichen Perspektiven in der Organisation einbeziehen.

Dafür hatten wir gemeinsam im Vor-Projekt einen schönen Plan entwickelt und uns viele Gedanken über die beste Zusammensetzung der Workshop-Gruppen gemacht, um Bereiche, Funktionen und Ebenen sinnvoll zu mischen und gleichzeitig angemessene Gruppengrößen zu erreichen. Im März sollte das Haupt-Projekt endlich starten und dann kam Corona…

Nun standen wir in unserem virtuellen Projekt Kick-Off im Kernteam vor der Wahl:

  • das Modell weitgehend ohne Austausch mit und in der Organisation zu entwickeln.
  • das Projekt auf unbestimmte Zeit zu verschieben.
  • einen neuen, virtuellen Prozess zu entwickeln.

Bei diesen Wahlmöglichkeiten haben wir uns natürlich für die dritte Option entschieden!

Mit WebEx Training haben wir dabei ein Tool gewählt, das zwar für die BKK Mobil Oil neu war, aber die Arbeit in Kleingruppen unterstützt und den Sicherheitsanforderungen gerecht wird. Um dabei einen möglichst reibungsfreien Ablauf zu sichern, haben wir alle Teilnehmenden mit Technik-Checks auf die Workshops vorbereitet.

So haben sowohl die Arbeit in rotierenden Kleingruppen nach dem World Café Format, als auch Diskussionen in Kleingruppen, virtuelle Punktabfragen und Diskussionen im Plenum mit bis zu 25 Teilnehmenden zu einem lebhaften Austausch und richtig guten Ergebnissen geführt.

Komplementiert haben wir die Workshop Formate mit Online-Befragungen. Hier haben wir den Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben, die vorläufigen Kompetenzbeschreibungen und Verhaltensanker zu bewerten und kritische Einschätzungen mit Verbesserungsvorschlägen zu kommentieren.

Heute haben wir einen Großteil der Inhalte für das Kompetenzmodell im virtuellen Raum entwickelt, eine Menge Lernerfahrungen gesammelt, tolle Ergebnisse erarbeitet und unsere Teilnehmenden immer wieder damit überrascht, wie gut die Zusammenarbeit in einem virtuellen Workshop funktioniert.

Als wichtige Erfolgsfaktoren haben sich dabei erwiesen, die methodische Komplexität gering zu halten, Pausen so zu legen, dass sie mit technischen Übergängen korrespondieren, keine zu kurzen Einheiten zu planen und sich eng an den Plan zu halten.

Nach diesen Kriterien werden wir also unser Konzept ausgestalten, wenn wir unsere Roadshows im Herbst durch virtuelle Veranstaltungen ersetzen, um die Kommunikation und Implementierung des neuen Kompetenzmodells zu unterstützen. 

 

 

Virtuelle Unterstützung bei Feedback-Projekten

Die Datenerfassung bei Feedback-Projekten läuft seit Jahren standardmäßig digital – online Fragebögen, von überall ausfüllbar und mit unmittelbar verfügbaren ad-hoc Auswertungen sind State of the Art. Bei allen anderen Projektphasen waren normale Szenarien: Viele Projektverantwortliche und Stakeholder in Konferenzräumen zur Zieldefinitionen, Town Hall Meetings zur Information, persönliche Rückmeldegespräche zur Reflexion der Ergebnisse. Virtuelle Formate werden vor dem Hintergrund der Covid-19 Pandemie nun aber auch bei bisher eher analog geprägten Projektschritten eingeführt. Anhand unserer Erfahrungen bei der ganzheitlichen Implementierung eines 360° Feedbacks wollen wir auf Vorteile und Herausforderungen bei der virtuellen Projektdurchführung schauen.

Virtuelle Projekt Meetings

Meetings, wie umfassende Kick-Off-Veranstaltungen, dienen neben der Konkretisierung der inhaltlichen und prozessualen Ausgestaltung von Projekten vor allem auch dem Austausch von unterschiedlichen Perspektiven, Meinungen oder auch Bedenken. Der persönliche Kontakt ist Grundstein einer vertrauensvollen, partnerschaftlichen Arbeitsbeziehung, wesentlich für das Commitment in den Umsetzungsphasen eines Projektes und damit zentral für die erfolgreiche Zielerreichung. In Zeiten von Covid-19 wird der virtuelle Raum zum persönlichen Treffpunkt, die Sicherung des persönlichen Kontaktes damit aber auch zur Herausforderung.

Eine wesentlich detailliertere Vorbereitung gegenüber Projektmeetings in Präsens ist das A und O, um stets den roten Faden innerhalb des Meetings zu wahren und allen Beteiligten ausreichend Raum zur aktiven Mitgestaltung geben zu können. Die genutzte Technik muss eine interaktive Workshop Situation erlauben. Da manche zwischenmenschlichen Signale im virtuellen Raum weniger wahrgenommen werden, sollten Moderierende einen strukturierteren Ablauf des Meetings sicherstellen und explizit Kommunikationsregeln definieren, die das Teilen von Emotionen in einem virtuellen Setting erlauben. Etablierte Regeln und Umgangsformen aus Präsenzveranstaltungen verlieren an Gültigkeit, da nicht alle Kanäle der Kommunikation zur Verfügung stehen. Auch Pausen und Aktivierungselemente werden wichtiger, da die virtuelle Kommunikation mehr mentale Kapazitäten benötigt und gleichzeitig das „dazwischen“ fehlt: Reflexionsprozesse, die sonst z.B. in Kaffeepausen stattfinden, brauchen expliziten Raum und somit neue Methoden in der virtuellen Umsetzung.

Sind diese Herausforderungen erstmal bekannt, gilt es, diese zu thematisieren und einen konstruktiven Umgang mit den virtuellen Besonderheiten zu finden. Dabei wird häufig schnell klar: die virtuelle Durchführung von Projektmeetings birgt einige Vorteile gegenüber der klassischen Präsenzveranstaltung. Der höhere Strukturierungsgrad im Konzept eines virtuellen Meetings liefert bei guter Moderation schnellere und von allen Beteiligten getragene Ergebnisse. Die nicht nötige „physische“ Präsenz spart zusätzlich Reisezeiten, Raummangel gibt es in der virtuellen Umgebung nicht. Bleibt man am Beispiel eines Projekt Kick-Offs, an dem möglichst verschiedene Stakeholder integriert werden sollen, erlaubt ein virtuelles Setting effizientes Zuschalten einzelner Personen(gruppen) zu den richtigen Zeitpunkten. So müssen nicht alle Beteiligten des erweiterten Projektteams das gesamte Zeitfenster für eine Veranstaltung geblockt werden, sondern können passend zu den entsprechenden Zeitpunkten dazustoßen. Insgesamt sind Moderierende gefragt, die ein breites Know-How im virtuellem Umfeld haben und neben einem hohem Strukturierungsgrad in den Ablaufplänen, ein breites Spektrum virtueller Methoden zum flexiblen Agieren innerhalb dieser Strukturierung mitbringen.

Bleiben wir bei unserem Beispiel „Einführung eines 360° Feedbacks“, so gibt es auch spezifische Projekt-Meetings, die einen starken inhaltlichen Fokus haben, wie beispielsweise die Fragebogenentwicklung. Die Qualität eines 360° Feedbacks steht in engem Zusammenhang mit der Fragebogengüte. Die Arbeitsrealität, die gewünschten Kompetenzen der Feedbackempfangenden und die Unternehmenswerte müssen hier möglichst präzise wiedergespiegelt und für alle Befragten in beobachtbaren und eindeutigen Items abgebildet werden. Dafür ist eine Diskussion über die entsprechenden relevanten Themen und die Einbindung von Personen und Perspektiven aus dem Business wichtig. Gleichzeitig sind gerade offene Diskussionen in virtuellen Settings auf weniger Teilnehmerinnen und Teilnehmer als in Präsensveranstaltungen begrenzt. Als Ergänzung zu einem virtuellen Workshop-Format bieten sich Unterstützungslösungen wie Online-Evaluationen an. So kann direktes Feedback zu Inhalten und Items eines ersten Fragebogen-Entwurfs effizient von vielen Personen eingeholt werden. Beispielsweise kann durch eine Zuordnung der Items zu einer Auswahl an Dimensionen die Trennschärfe der Dimensionen effizient hergestellt werden. Dies stellt nicht nur einen methodischen Vorteil gegenüber Präsensdiskussionen dar; durch die verschiedenen Arten der Einbindung erhöht sich auch das Commitment von Stakeholdern für das Projekt.

Kommunikationsveranstaltungen im Rahmen von 360° Feedback Projekten sind ebenfalls ein zentraler Erfolgsfaktor. Mit dem Einsatz von Webinaren erreicht man ortsunabhängig viele Personen, die Teilnehmenden können einfach in Gruppen eingeteilt (z.B. jeweils ein Webinar für Führungskräfte, Feedbackgebende oder lokale Administratoren) und Rückfragen können zentral beantwortet werden. Über eine anonyme Chatfunktion wird so ein Raum für Fragen geschaffen, die in einer klassischen Informationsveranstaltung vor Ort aus sozialer Erwünschtheit evtl. nicht gefragt worden wären. Bedenken werden so leichter angesprochen und geklärt. Zusätzlich erlaubt die Aufnahme der einzelnen Sessions auch die zeitunabhängige Nutzung der Informationsveranstaltung.

Feedback-Nachbereitung – Das vertrauliche Gespräch im virtuellen Raum

Die ohnehin durch ein Online-Tool durchgeführte Feedback-Sammlung ist abgeschlossen und es steht die Arbeit mit den Ergebnissen an. Ein Vier-Augen Gespräch hilft bei der Reflexion und bei der Erarbeitung von individuellen Maßnahmen und Entwicklungsplänen. Unsere Erfahrung dabei zeigt, dass die Feedback-Empfangenden das Reflexionsgespräch in einem virtuellen Raum als ebenso vertraulich und zielführend erachten wie in einem Präsenz-Termin. Die zusätzliche visuelle Komponente durch die Videofunktion ist dabei ein entscheidender Aspekt gegenüber einer rein telefonischen Durchführung. Dies bestätigt auch die Auswertung unserer Evaluationsergebnisse (siehe Grafik).

 

Hier profitieren beide Seiten – Feedbackempfangende und Beratende – z.B. von der gewonnenen Flexibilität in der Terminfindung.

Herausforderungen kennen – Vorteile nutzen

Erstes Fazit vorweg: Eine Präsenzveranstaltung ohne Weiteres über eine der zahlreichen Video-Plattformen in den virtuellen Raum zu verlegen funktioniert nicht. Präsenz-Meetings lassen sich nicht 1 zu 1 in virtuelle Formate übernehmen. Es gibt Herausforderungen, die es zu beachten gilt. Neben technischen Stolpersteinen aufgrund der teilweise noch ungeübten Nutzung neuer Online-Formate, stellen auch die noch ungewohnten Umgangsformen mögliche Hindernisse da. Ein zentrales Learning für den virtuellen Raum: Eine offen kommunizierte und von allen Teilnehmenden geteilte „virtuelle Etikette“ und die Beachtung der höheren Wichtigkeit einer klaren Meeting-Moderation und -Struktur sind zentrale Grundlagen für das Gelingen von virtuellen Veranstaltungen. Sind diese Besonderheit bewusst und werden für das Veranstaltungsziel online umsetzbare und spezifisch geplante Methoden verwendet, sind virtuelle Veranstaltung – bspw. rund um eine Einführung eines 360° Feedbacks – nicht nur im Ergebnis vergleichbar, sondern bergen sogar einige Vorteile, die über die räumliche oder zeitliche Flexibilität hinaus gehen.

 

 

Liebe auf den zweiten Blick: Virtuelle Trainings aus Trainersicht

Judith Wegener, Leitung Berech Training & Coaching

Viele Artikel, Blogs und News beschäftigen sich momentan mit den Grenzen virtueller Trainings, denn viele Trainerinnen und Trainer sowie Coaches arbeiten immer noch am Liebsten in Präsenz. Auch HR-Abteilungen stellten lange Zeit die Akzeptanz der Teilnehmenden für Online-Formate in Frage. Doch Covid-19 beschleunigt auch hier die Digitalisierung und verändert Lernformate. Diese Veränderung von Lernwelten hat sich bereits vor der Pandemie abgezeichnet. Trainingstage von klassischen Führungskräfteentwicklungsprogrammen wurden stetig reduziert, Formate mit Zielsetzung Wissensvermittlung mehr und mehr online abgebildet und Lernplattformen setzen sich zunehmend durch. Ein Trend, der meist die Themen Weiterentwicklung von sozialen Kompetenzen, Selbstreflexion sowie die Erweiterung des Verhaltensrepertoires ausdrücklich ausgrenzte.

Auch mein liebgewonnener, gepflegter Glaubenssatz nach Jahren interner HR-Erfahrung und langjähriger Trainertätigkeit lautete bisher: Virtuell ist doch wirklich nur die zweite Wahl und wer will die schon?

Bereits im Jahre 2017 haben der virtuelle Raum und ich uns vorsichtig angenähert. Ein internationales Projekt der SMA AG brachte die Notwendigkeit mit sich, Coachings in einem virtuellen Setting anzubieten. Da durfte ich bereits die wertvolle Erfahrung machen, dass – wer hätte es gedacht – Reflexion und Weiterentwicklung sozialer Kompetenzen auch stattfinden kann, wenn man sich nicht in einem Raum gegenübersitzt. Kurz danach folgte die zweite Annäherung, ein internationaler Train-the-Trainer Workshop online und in telefonischen Einzelsessions. Auch hier: erfolgreicher als gedacht und mit viel positiver Resonanz der Teilnehmenden. Seitdem habe ich in Abhängigkeit von Zielsetzung, Rahmenbedingungen, Teilnehmenden und Experimentierfreudigkeit unserer Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den HR-Abteilungen Trainings neu gedacht.

Bei der Umstellung von Lernformaten sind aus meiner Sicht klare Erfolgsfaktoren: kleinere Lerneinheiten, Transferaufgaben, ein abwechslungsreiches Methodenset und nicht zuletzt eine Online Lernplattform, die Kleingruppenarbeit ermöglicht. Kombiniert man dies mit einer klaren Steuerung, gut definierten Lernzielen und durchdachten Abläufen, so gibt es je nach Bedarf durchaus bemerkenswerten Mehrwert gegenüber klassischen Präsensveranstaltungen.

Um ein Beispiel aus dem Projekt „Einführung eines 360° Feedbacks“ zu beleuchten, schauen wir einmal auf einen klassischen Train-the-Trainer Workshop zum Führen von Ergebnisgesprächen. Normalerweise, je nach Vorerfahrung, ein bis zwei Tage in Präsenz.

Virtuell umgesetzt in:

  • Mehrere zweistündige Lerneinheiten (Learning Sessions) zur Theorie und den Hintergründen von Instrument und Gesprächsführung
  • Zweistündige Practice Sessions, in denen die Teilnehmenden in Triaden üben und direktes Feedback bekommen können
  • Transfervorhaben, die zur Reflexion sowie Vor- und Nachbereitung dieser Sessions dienen

Dieses Vorgehen schafft ein größtmögliches Maß an Fokus und just-in-time Lernen für die Teilnehmenden, zudem können sich diese unabhängig vom Standort vernetzen. Der besondere Mehrwert ist aus meiner Sicht, dass die Zeiten zwischen den Sessions eine Möglichkeit bieten, Dinge auszuprobieren und Inhalte sacken zu lassen. Wir starten jede Session daher mit der Frage: was ist seit dem letzten Mal passiert, was sollten wir noch an Fragen klären? Natürlich würde man dies bei einer modularen Präsenzreihe auch machen, hier sind aber oft die Zeitspannen zwischen den Modulen schon fast zu lang, um Momentum zu genieren. Interessanterweise beobachte ich eine andere Qualität und Tiefe der Fragen.

Gleichzeitig gefällt mir, dass viele der Ergebnisgespräche im Rahmen von 360° Projekten auch online geführt werden. Das Üben im vergleichbaren Setting erhöht aus meiner Sicht den Lerntransfer und die Motivation der Teilnehmenden, das Gelernte direkt auszuprobieren.

Natürlich sehe auch ich weiterhin Grenzen. Ganz im Sinne meiner ressourcenorientierten Coaching-Haltung habe ich mich aber nun für „Stärken stärken“ entschieden und nutze die Chancen, die virtuelles Lernen bietet, anstatt zu versuchen, Schwächen auszumerzen.

Mein Fazit aus fast einem halben Jahr virtueller Moderation, Training und Coaching? Es ist anstrengender für alle Beteiligten, Teilnehmende und Trainer gleichermaßen, macht mit den richtigen Methoden und Tools an der Hand viel Spaß und die Flexibilität und Effizienz ist tatsächlich unschlagbar. In den vergangenen Monaten haben wir die Zufriedenheit evaluiert, um Präsenz- vs. Onlinetrainings vergleichen zu können. Beide Optionen führen zu einer vergleichbar hohen Zufriedenheit, die Akzeptanz auf Seiten der Teilnehmenden leidet nur dann, wenn die Vertrautheit mit der Technik nicht hinreichend gegeben ist.

Virtuelle Trainings sind also vielleicht nicht auf den ersten Blick sexy und man muss einige Gewohnheiten aufgeben, aber es gibt tolle Features, die sonst nicht so einfach umzusetzen sind und dann doch beeindrucken. Stimmungsbilder per Umfrage, Kleingruppen ohne Zeitverlust des Kaffeeholens, die Teilnehmenden per Click aus Kleingruppen zurückholen. Insbesondere Feedback zu kommunikativer Wirkung (Mimik) ist aus meiner Sicht sogar einfacher, weil man insbesondere in kleineren Gruppensettings die Teilnehmenden besser sehen kann.

Liebe auf den zweiten Blick also.

Fun Fact: bereits mit unserer Studie 2019 haben wir vorausgesagt, dass die Kompetenz der Zukunft Lernkompetenz ist. Die Umstellung auf virtuelle Formate war dafür sicher ein guter Stresstest. Und wie so oft gilt, die eigene Haltung entscheidet über den Erfolg.

 

 

Ausblick

Virtuelle Formate der Zusammenarbeit sind nicht neu, doch viele haben sie in diesem Jahr erst wirklich kennengelernt – notgedrungen. So schnell wie die Umstellung kam, so schnell scheint sie aber auch angenommen und etabliert. Bekanntlich ist es mit (tiefgreifenden) Veränderung ohnehin so, dass sie schwer wieder rückgängig gemacht werden können. Umso wichtiger ist es, sich diesen Prozess vor Augen zu führen, zu analysieren und Erkenntnisse zu nutzen.

Anhand unsere Beispiels „Einführung eines 360° Feedbacks“ konnten wir virtuelle Zusammenarbeit aus verschiedenen Sichtweisen reflektieren und aufgrund dieser vielfältigen Erfahrungen konstatieren: Es geht! Sicher, es gelten andere Regeln. Zuallererst sollte man nicht den Fehler machen, Präsenzveranstaltungen 1 zu 1 in den virtuellen Rahmen zu drücken. Auch die Kommunikation ist eine andere, wenn man sich nicht gegenübersitzt. Doch stellt man sich auf die neuen Rahmenbedingungen ein, erkennt man schnell die Vorteile, die virtuelle Formate mit sich bringen. Von den technischen Gimmicks, wie zum Beispiel schnellen (Stimmungs-)Umfragen, über die Begleitung von Projektschritten mit Online Tools bis hin zum schnellen Transfer von Erlerntem zwischen Learning oder Practice Sessions – virtuelle Formate bieten viele neue Möglichkeiten.

Wie nachhaltig ist also der Trend der virtuellen Zusammenarbeit? Mit steigendem kollektivem Wissen über die adäquate Umsetzung als auch Akzeptanz und Wertschätzung seitens der Zielgruppen von Veranstaltungen im virtuellen Raum, spricht nur wenig gegen eine auch zukünftige Etablierung. Die digitale Projektbegleitung wird sich zu einer selbstverständlichen Alternative im Veranstaltungsportfolio entwickeln.