Inspiration

Mitarbeitendenbefragungen sind so 2000er – oder? Wie Befragungen in Zeiten von Transformation und New Work auftrumpfen können


Liebe Leserin, lieber Leser,

haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz alle für ihre tägliche Arbeit erforderlichen Arbeitsmittel? Wie schätzen Sie die Kommunikation von strategischen Entscheidungen innerhalb Ihres Unternehmens ein?

Typische Fragen einer klassischen, unternehmensweiten Mitarbeitendenbefragung. Die Themen solcher Surveys sind meist vielfältig, die Ergebnisse sind vage, lassen Spielraum für Interpretationen und es benötigt eine präzise Nachbereitung, um eine deutliche Wirkung zu entfalten.

Es stellt sich die Frage: Steckt in dem Instrument der Befragung mehr als eine retrospektive Sicht auf die aktuellen Umstände, Strukturen und Prozesse innerhalb einer Organisation? Können Befragungen gerade im modernen Arbeitsumfeld mit verschiedenen Herausforderungen wie der örtlichen Flexibilität von Mitarbeitenden, dem hohen Transformationsdruck und den schnelllebigen Veränderungen der Arbeitsumwelt einen wirklichen Mehrwert liefern? Wir meinen: Ja!

In diesem Newsletter erfahren Sie, wie mit Hilfe spezifischer Befragungen Transformation und Organisationsentwicklung sinnvoll begleitet und ergänzt werden können.

Viel Spaß beim Lesen!

Inhaltsverzeichnis

 

Was wollen Mitarbeitende eigentlich? Und wie bekommt man das mit?

Die Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt verändern sich stetig. Das Arbeiten aus dem Home-Office ist zu einem Standard geworden und selbstorganisierte Unternehmensstrukturen gewinnen an Bedeutung. Das Buzzword New Work füllt sich mich Inhalt und der Transformationsdruck für Organisationen steigt – nicht zuletzt aufgrund des Klimawandels und der sich damit verändernden Nachhaltigkeitsrichtlinien.

Nimmt man nun noch den aktuell schon unumgänglichen Fachkräftemangel hinzu wird schnell klar: Um diesen Herausforderungen begegnen zu können und sich dabei als Organisation weiterzuentwickeln braucht es einen klaren Fokus auf die handelnden Personen eines Unternehmens – die eigenen Mitarbeitenden. Doch wie schafft man es diesen Fokus vor dem Hintergrund des hohen Veränderungsdrucks zu wahren?

Spezifische themenbezogene Befragungen sind unter diesen Voraussetzungen ein wichtiger Bestandteil in der Steuerung von Veränderungsprozessen. Was genau ist mit solchen Befragungen gemeint? Sie konzentrieren sich auf ein konkretes Thema, sind kurz und prägnant, werden wiederholt durchgeführt, geben den Beantwortern die Möglichkeit, eigene Gedanken zu dem Thema offen zu teilen und die Ergebnisse werden transparent kommuniziert. Dadurch erfüllen die Befragungen in der Begleitung von Transformationsprozessen 3 Hauptfunktionen:

 

Sie sind Seismograph für die Verantwortlichen der OE: Wie ist der Wissensstand bei den Mitarbeitenden bzgl. der Transformation. Funktioniert die Kommunikation in allen Bereichen gerade auch im Hinblick auf die vermehrte Arbeit aus dem Home Office und die örtliche Trennung von Arbeitsplatz und Unternehmen? Wo muss nachgesteuert werden?

 

 

Die Partizipation der Mitarbeitenden: Transformationsprozesse werden reziprok. Kurzbefragungen sollten so gestaltet sein, dass diese den Mitarbeitenden ermöglichen, zu den Veränderungsprozessen aktiv Feedback zu geben und eigene Ideen einzubringen. Das erhöht die Selbstwirksamkeit von Mitarbeitenden, welche für ihre Zufriedenheit immer wichtiger wird.

 

 

Präzise Rückmeldungen: Die Befragungen können spezifisch dort eingesetzt werden, wo die Veränderung stattfindet. Transformationsprozesse können für unterschiedliche Bereiche verschiedene Auswirkungen haben. Wichtig ist es, den für die Veränderung verantwortlichen Personen die Möglichkeit zu geben, genau die relevanten Themen zu fokussieren, die für die jeweiligen Teams wichtig sind.

 

 

Für die Umsetzung solcher Befragungen braucht es neben einem flexiblen und intuitiv bedienbaren Tool einen engen Begleitprozess. Die Mitarbeitenden müssen spüren, dass sie aktiver Teil der Transformationsprozesse sind. Dies erfordert neben einer transparenten Kommunikation der Ergebnisse auch eine ernste Auseinandersetzung mit eben diesen. Ausreichend Zeit und Ressourcen für diese Auseinandersetzung sind ein Erfolgsfaktor.

Spezifische Befragungen können also dabei helfen, die Stimmen der Mitarbeitenden und Teams strukturiert aufzunehmen, zu bündeln und so eine Grundlage für einen fundierten Austausch über den weiteren Entwicklungsprozess darzustellen. Gerade im Zuge einer höheren Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme von Teams innerhalb von Organisationen, können Transformationen auf diese Weise von rein Top-Down getriebenen Ansätzen zu lebendigen Veränderungsprozessen werden.

 

 

Aus der Praxis: Wie Feedback & Engagement Surveys Transformations-Prozesse erfolgreicher machen!

Unsere Transformations-Expertin Eva Schneider war 6 Jahre bei einer großen Digitalagentur im People & Culture Bereich tätig und hat kürzlich zu einer Digitalisierungseinheit des Bundes gewechselt. Sie teilt ihre wichtigsten Praxis-Erfahrungen aus ihrem letzten Transformations-Projekt mit uns und zeigt auf, wie Mitarbeitende durch Feedback & Engagement-Surveys effizient und erfolgreich beteiligt werden können – immer mit dem Ziel kundenzentrierte und mitarbeiterorientierte Organisationen zu bauen.

Warum habt ihr die Mitarbeitenden über Feedback & Engagement-Surveys aktiv in den Transformations-Prozess einbezogen?

Anlass der Transformation war die Verwandlung einer Ablauforganisation in eine Netzwerkorganisation – von kleinen disziplinspezifischen Teams und 3 Führungsebenen hin zu selbstorganisierten, interdisziplinären Teams.

Mithilfe der Feedback & Engagement-Surveys wollten wir verstehen, wie es der Organisation vor, während und nach der Transformation wirklich geht. Indem wir die Mitarbeitenden bereits ein Jahr vor Start der Transformation einbezogen haben, wurden einige Veränderungs-Bedarfe auch erst durch die Antworten der Mitarbeitenden sichtbar.

Für uns war es der effizienteste Weg, die gesamte Organisation – ob vor Ort oder remote – zu beteiligen und so kontinuierlich evidenzbasierte sowie vergleichbare Daten zu sammeln. Diese halfen uns zu mehr Klarheit und Steuerung im Prozess – weit weg von Glaskugelseherei. 

Wie habt ihr das genau gemacht und wofür habt ihr die Ergebnisse genutzt?

Wir haben ein festes Fragen-Set genutzt, um Engagement, Zugehörigkeitsgefühl und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erfassen sowie Feedback zur Transformation zu bekommen. Ergänzt um Detailfragen konnten wir spezifische Rückmeldungen sammeln und die Teams bedarfsorientiert unterstützen.

Durch die Möglichkeit über das Tool anonym mit HR zu kommunizieren, konnten die Mitarbeitenden zudem ihre Bedenken ehrlich teilen, Kritik äußern oder Ideen einbringen. So haben wir auf Unsicherheiten, kritische Stimmen oder Konflikte schnell reagieren oder Erwartungen gezielt klären können. Vor allem in der heißen Transformationsphase haben wir – HR und die Geschäftsführung – alle Kommentare gelesen und bei Fragen/kritischen Themen direkt geantwortet.

Durchgeführt haben wir die Befragung einmal im Monat und das Gesamtergebnis anschließend in einem Townhall Meeting transparent geteilt. Auch wenn es erstmal nicht so einfach war, war es extrem wichtig, danach mit den Teams die Ergebnisse ehrlich zu diskutieren und damit weiter zu arbeiten.

Was habt ihr dabei gelernt und was sind deine wichtigsten Empfehlungen für andere Unternehmen?

Was ich anderen in jedem Fall empfehlen würde, ist …

  • vor allem bei Kultur-, Organisationsentwicklungs- oder Transformations-Prozessen mit Feedback & Engagement-Surveys zu arbeiten – also immer dann, wenn sich dadurch die Arbeitsrealität der Mitarbeitenden verändert.
  • der Einsatz eines handhabbaren Tools, das es sowohl erlaubt, ein festes Fragen-Set zu etablieren als auch Detailfragen flexibel anzupassen. Die Vergleichbarkeit der Fragen über den Verlauf der Transformation und die Möglichkeit mit den Mitarbeitenden anonym zu kommunizieren waren für uns zwei wichtige Erfolgsfaktoren.
  • idealerweise startet man schon vor der Transformation mit den Befragungen, um deren Notwendigkeit auch durch Hinweise aus der Organisation zu stützen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, mit dem Tool vertraut zu werden.
  • die Befragungsinhalte eng mit den Transformations-Zielen zu verzahnen sowie die Ergebnisse transparent teilen und ernst nehmen. Dadurch konnten wir das Vertrauen der Mitarbeitenden aufrechterhalten, allen ein Stimmrecht geben und die Transformation zielorientiert steuern.
  • ausreichend Kapazitäten bei HR und dem Management einplanen, den ganzen Prozess zu betreuen und mit den Mitarbeitenden ins Gespräch zu gehen. Der Punkt wird aus meiner Sicht oftmals vergessen, deswegen ist es umso wichtiger, darauf hinzuweisen.

Lieben Dank, Eva, dass du deine Erfahrungen und deine Expertise mit uns geteilt hast!

 

 

Puls Check für nachhaltige Unternehmenskultur

Der Begriff „grüne Transformation“ ist in aller Munde. Dabei geht es (zu) häufig noch um sehr fachliche technische und organisatorische Maßnahmen. Darüber hinaus braucht es eine querschnittliche und konkrete Umsetzung einer nachhaltigen Haltung und nachhaltigem Verhalten im gesamten Unternehmen. Einen großen Einfluss darauf hat natürlich die jeweilige Unternehmenskultur. Dieser Aspekt gerät auch durch die neu geschaffene Corporate Sustainabilty Reporting Directive – dem gesetzlichen Rahmen für die nichtfinanzielle Nachhaltigkeitsberichterstattung – immer stärker in den Fokus.

Spezifische Befragungen können hier sowohl bei der Erfassung der aktuellen Situation innerhalb eines Unternehmens, sowie auch bei der Weiterentwicklung einer nachhaltigen Unternehmenskultur eine zentrale Rolle spielen. Unser Partner HR4GREEN hat eine offene Befragung konzipiert, die zeigt, wo Unternehmen bei der aktiven Förderung nachhaltigen Verhaltens im Arbeitsalltag stehen. Das Ziel des Green Workplace Index: eine jährlichen Pulsmessung für nachhaltige Organisationskulturen.

 

Der Green Workplace Index ist ein branchenübergreifender und jährlicher Pulscheck zur Erfassung relevanter Faktoren, die nachhaltiges Verhalten im Arbeitsalltag fördern. Ergebnis ist ein klarer Maßstab, an dem sich Unternehmen messen und ihre aktuelle Situation reflektieren können. Darüber hinaus gibt der Index Mitarbeitenden sowie auch Jobsuchenden eine Orientierung, wo das Unternehmen im Bezug auf Nachhaltigkeit steht.

Nehmen Sie über diesen Link direkt und einfach an der Befragung teil.
 

 

 

Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!

Wie könnten wir ausgiebig über die Vorteile und Wirksamkeit von Befragungen schreiben und dann selbst keine Fragen stellen? Richtig, das geht nicht! Es wäre toll, wenn Sie sich 5 Minuten Zeit nehmen, um uns mitzuteilen, wie Sie das Thema sehen oder welche Erfahrungen Sie bereits mit Befragungen dieser Art gemacht haben. Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!

Hier geht es zur Kurzbefragung